Els paràmetres de configuració de l’App per Comercials es defineixen al panell de control urCollection, un portal de control web privat. Els únics que poden definir i modificar aquests paràmetres són els administradors de l’empresa.
Què són les categories?
Les categories són aquelles carpetes que agrupen documents amb propietats similars i permeten als comercials agilitzar la cerca d’arxius. Quan utilitzis per primera vegada el nostre gestor de documents, una de les primeres tasques que hauràs de fer serà crear la teva primera categoria. Amb aquests dos exemples entendràs més bé què és una categoria:
a) Col·lecció 1, línia de producte A: Documents: Fotos, catàlegs, preus i tarifes, descomptes, vídeo de presentació, etc.
b) Col·lecció 2, línia de producte B: Documents: Catàleg, presentació Powerpoint, fullet informatiu, etc.
Dins d’una mateixa categoria hi trobem tots els arxius que decidim que pertanyaran a aquesta. Però també podem afegir una nova subcategoria amb altres arxius dins: de fet, urCollection permet crear tantes categories i subcategories com es cregui convenient. Totes les categories, subcategories i arxius és el que els comercials trobaran dins de la seva tauleta. Per això es diu que és l’app especialitzada per comercials.
Si vols saber com pots crear una categoria descobreix-ho a: Millora l’organització dels teus documents: les categories de urCollection.
Què són els documents?
Els documents són aquells arxius utilitzats pels comercials com a suport visual durant les seves visites. S’utilitzen per reforçar el discurs i augmentar d’aquesta manera les possibilitats de tancar una venda. I és que què millor que una imatge, un vídeo o una presentació per reforçar les paraules d’un discurs comercial.
Els Directors Comercials o els CEOs també utilitzen urCollection, el software per comercials, per compartir amb els seus comercials altres documents d’interès que puguin necessitar per la previsita, durant la negociació o a la postvenda.
A l’article Pujar els primers documents amb urCollection t’expliquem com carregar documents dins l’aplicació.
Què és un usuari?
Els usuaris són tots els treballadors que utilitzen aquesta app de gestió de documents comercials. La persona responsable del portal d’administració haurà de configurar tots els usuaris, ja que només es poden afegir des d’aquest. Els usuaris de urCollection es diferencien segons el rol que desenvolupen amb l’aplicació:
Usuaris: Els usuaris són tots els treballadors que tenen l’aplicació descarregada al dispositiu mòbil i poden utilitzar els documents comercials que hi ha dins
Administradors: Els administradors són aquells treballadors que tenen l’opció d’utilitzar l’App però que també tenen permís per configurar el servidor web
Què són els grups d’usuaris?
Els grups d’usuaris, com el seu nom indica, serveixen per agrupar usuaris amb característiques comunes i agilitzar la distribució de documents. La principal finalitat dels grups d’usuaris és compartir els mateixos arxius als treballadors que pertanyen a un mateix grup. Els grups es poden configurar per regió, sector, departament o com es prefereixi. Un exemple de grups per regió seria el següent:
a) Grup 1, Comercials Espanya: Tenen accés als següents documents: ‘Catàleg’ i ‘Pressupost en Castellà’.
b) Grup 2, Comercials Portugal: Tenen accés als següents documents: ‘Catàleg’ i ‘Pressupost en Portuguès’.
I un clar exemple de grups per departament seria el següent:
a) Grup 3, Departament de Màrqueting: Tenen accés als següents documents: ‘Vídeos’, ‘Gràfics’ i ‘Presentacions’.
b) Grup 4, Departament Comercial: Tenen accés als següents documents: ‘Catàleg’, ‘Presentació i Tarifes’.
S’ha de tenir present que un mateix usuari pot pertànyer a diferents grups. Així doncs dels exemples anteriors un usuari pot pertànyer al Grup 1 (Comercials Espanya) i el Grup 4 (Departament Comercial).
Què són els permisos?
Cada vegada que pugem un document haurem de definir quines són les accions que un usuari pot fer amb aquest arxiu. Amb urCollection podràs assignar els següents permisos:
Obrir: L’arxiu es mostra al dispositiu dels usuaris
Enviar per email: El document es pot enviar per correu electrònic a clients o companys
Imprimir: Es pot configurar la tauleta amb una impressora i imprimir l’arxiu que tingui aquest permís
Obrir amb una aplicació externa: El document es pot veure des d’una altra aplicació que estigui dins del dispositiu i que ens permeti obrir-lo
Els permisos serveixen per protegir els documents d’un possible mal ús dels seus continguts per part dels comercials.
Què indiquen les estadístiques?
Les estadístiques aporten informació d’ús imprescindible per les empreses. Unes estadístiques que, entre altres aspectes, permeten a les empreses conèixer:
Quins són els documents més utilitzats pels usuaris, i quins menys
Quins usuaris són més actius amb l’app i quins menys
Quins permisos realitzen els usuaris amb els arxius
Aquesta informació és molt útil pels càrrecs de responsabilitat de l’empresa (com Directors Comercials i el mateix CEO), ja que els permet veure quins documents s’han de modificar, eliminar o millorar en funció de l’ús que en fan els usuaris. A més, també hi ha l’opció de geolocalitzar tota la informació enviada pel gestor de documents: ja sigui d’ús dels documents, dels usuaris, etc.
Quins paràmetres puc configurar?
Hi ha certs paràmetres d’ús del nostre software comercial que poden ser configurats des del portal d’administració. Aquests inclouen:
App: Configurar les propietats generals que afecten a tota l’aplicació: com el color, el logotip de l’empresa, definir quan es descarreguen els documents, temes de visualització, etc
Subscripció: Veure les característiques del Pla que tens contractat
Informació de Pagament: La informació de l’empresa
Factures: Veure l’historial de les factures
Deixa un comentari