Les empreses comercials gestionen avui en dia una gran quantitat de catàlegs i documents comercials. Això té una raó de ser: aquestes han d’anticipar-se a les necessitats dels clients, ja que qualsevol imprevist durant una visita de vendes ha d’estar coberta al moment. És per aquest motiu que els comercials es recolzen cada vegada més amb documents visuals, el que explica l’aparició dels sistemes de gestió documental per aconseguir tenir els catàlegs comercials sempre actualitzats.

Cal tenir present, però, que els documents comercials canvien sovint perquè els productes canvien constantment i sempre s’ha de facilitar la informació més actualitzada al client. És per això que és necesari disposar d’un gestor documental que ens permeti un control precís a l’hora de compartir arxius amb l’objectiu de tenir als nostres treballadors sempre actualitzats.

Actualitzar documents a l’app de gestió documental

El que avui és un document actualitzat en dos dies pot deixar de ser-ho. Per què s’han de tenir els arxius al dia? Pels següents motius:

• Canvi de característiques: Pot ser que els productes canviïn pel que fa a la informació o imatge i aquest canvi s’ha d’adaptar a tots els recursos de l’empresa

• Canvi de preus i ofertes: És molt comú que es produeixin canvis de preus dels productes o ofertes especials de temporada

• Modernització: Els arxius poden canviar si es comencen a introduir recursos més visuals durant una visita de vendes, com per exemple utilitzar un vídeo o una presentació PowerPoint

Tots aquests canvis, que el departament comercial i el de màrqueting realitzen diàriament, s’han de traspassar als comercials de manera ordenada, instantània i eficaç perquè s’actualitzin correctament. D’aquí la necessitat de comptar amb un bon gestor documental.

Problemes comuns a l’hora de compartir documents

Tot i que els directors comercials i directors de màrqueting són els encarregats de transmetre els canvis dels arxius als venedors, sovint es produeixen situacions com les següents:

• Desactualització: Hi ha agents comercials que no actualitzen els continguts del seu gestor documental i utilitzen versions d’arxius antigues durant les seves visites

• Duplicats: Els comercials guarden totes les versions dels documents sense saber quin és el més actual

• Descoordinació: Hi ha directors comercials i directors de màrqueting que no controlen que els seus treballadors actualitzin l’última versió dels arxius

• Caos: Es produeix dispersió de la informació entre els treballadors: modificació, destrucció i pèrdua de documents

Per solucionar aquests problemes les empreses han començat a utilitzar aplicacions de gestió documental, que faciliten la tasca de compartir documents i permeten tenir els catàlegs comercials sempre actualitzats. No obstant, els gestors documentals més coneguts no cobreixen tots els pains de les empreses.

urCollection, l’aplicació de gestió documental per comercials

urCollection és un gestor documental pensat únicament per equips comercials que permet controlar la distribució de catàlegs i documents d’una empresa. Gràcies a les seves nombroses funcionalitats, només els administradors (directors generals, directors comercials i directors de màrqueting) tenen permís per modificar i distribuir els documents, protegint d’aquesta manera l’actiu més valuós de les empreses: la seva documentació.