Colonial és una empresa patrimonialista amb seu a Barcelona, inaugurada fa més de 70 anys. Colonial compta amb una cartera d’actius de més d’un milió de metres quadrats d’oficines de lloguer repartits entre edificis de Barcelona, Madrid i París.
Una de les branques a la que es dedica Colonial és a llogar i mantenir edificis per a grans empreses i grans corporacions, des de ja fa molts anys.
Per a la immobiliària Colonial un dels actius més importants és la documentació dels edificis que porten els gerents. Buscant la protecció i actualització d’aquests documents, Colonial va trobar i contactar amb l’equip de urCollection.
Consultoria
Creació d’Apps
Implantació
Manteniment i suport
Colonial
Cas Colonial
Com totes les empreses immobiliàries i patrimonialistes, Colonial gestiona una gran quantitat de documentació, majoritàriament confidencial. Amb urCollection protegeixen i distribueixen millor els seus continguts.
Repte
Colonial necessitava gestionar i distribuir la documentació dels edificis de manera ràpida, ordenada i amb la màxima protecció. Va contactar amb urCollection perquè en coneixia molt bé l’empresa desenvolupadora i estaven molt satisfets amb els serveis rebuts prèviament.
En aquell moment Colonial no utilitzava cap suport tecnològic per gestionar i distribuir aquests documents. Per aquest motiu, buscava una solució tecnològica que li permetés:
1. Evitar la dispersió de la informació: més control en la distribució de documents administratius.
2. Evitar que hi hagi diferents versions d’un mateix document. Dificultat per saber quina era l’última actualització.
3. Protegir els documents, especialment els confidencials. Els continguts podien compartir-se i imprimir-se.
Solució
Després d’analitzar els requeriments de Colonial, els vam recomanar utilitzar urCollection, així podrien distribuir de forma segura i fàcil la documentació dels seus edificis.
1. urCollection és una solució que permet tenir tota la documentació centralitzada. Emmagatzemar tots els documents de forma ordenada al panell de control i assegurar que els gerents puguin accedir-hi des dels seus dispositius mòbils a través d’aquesta app.
2. Tenir el control absolut dels documents des del panell de control, al que només tenen accés els administradors. Gestionar els continguts: afegint, eliminant i modificant els documents. Totes les accions que es facin al panell de control s’aplicaran de forma automàtica a les apps dels dispositius mòbils. D’aquesta manera els gerents tindran sempre les últimes versions actualitzades dels documents.
3. Amb urCollection es poden adjudicar permisos als documents per protegir-los de la seva possible difusió. Els administradors, des del panell de control, podran decidir què es pot fer amb aquests documents i restringir-ne la seva compartició i impressió.
La implantació va ser molt ràpida i senzilla. Els gerents es van descarregar l’aplicació urCollection des de l’AppStore, Market Play i Windows Store als seus dispositius mòbils. Els administradors de Colonial van facilitar a cadascun d’ells un usuari i una contrasenya, que prèviament havia configurat des del panell de control, i de forma automàtica van disposar de tots els documents al seu dispositiu.
urCollection evita la dispersió d’informació, agilitza la distribució controlada de la documentació, potencia les últimes actualitzacions i protegeix els documents de la seva possible difusió. Per aquest motiu, moltes empreses immobiliàries ja han decidit utilitzar urCollection per controlar els seus documents administratius.
Resultat
Des del primer dia Colonial va poder comprovar els avantatges que li oferia urCollection. Ara, fa gairebé més de mig any, n’ha destacat aquests resultats:
- Hi ha un control exhaustiu i centralitzat de tota la documentació dels edificis
- Hi ha una bona distribució dels documents als gerents, de forma controlada i segura
- Només els administradors poden afegir, eliminar o modificar els documents
- Els documents estan actualitzats i els gerents tenen sempre les últimes versions
- Els continguts estan protegits amb la màxima seguretat
- Restringir les accions que poden fer els gerents amb els documents, especialment compartir i imprimir prevenint la difusió de la informació
- Els documents mai seran distribuïts fora del sistema
- Les estadístiques mostren que els gerents utilitzen la documentació més del que s’imaginava
- Amb les estadístiques d’ús es pot veure quins documents s’utilitzen més, que corresponen als més importants pels gerents