Les aplicacions per professionals han revolucionat la manera de compartir arxius a les empreses. Un simple clic és suficient per fer arribar l’última versió d’un document determinat a tots i cadascun dels nostres treballadors. Però, és segur el gestor documental que estàs utilitzant? I és que la seguretat és el que marca la diferència entre els software comercials dirigits a professionals i els que es dirigeixen a particulars d’ús domèstic.

Quan un pensa en una aplicació mòbil el primer que li ve al cap són eines tipus Dropbox o Google Drive; molt esteses i fàcils d’utilitzar. No obstant, aquestes plataformes no deixen controlar el que els usuaris poden fer amb els continguts compartits; el que pot comportar greus problemes per a l’empresa si els arxius són destruïts, modificats o extraviats de forma errònia. Són, en definitiva, eines perfectes d’ús domèstic però menys aptes per empreses.

En aquest article ens centrarem en les diferències més destacades entre les aplicacions per empreses professionals amb força comercial i les dirigides a l’usuari particular:

Avantatges de les aplicacions per particulars

Existeixen moltes apps per compartir arxius entre particulars. Els següents són els avantatges més destacades d’utilitzar aquestes eines d’emmagatzematge online a nivell domèstic:

• Compartir documents: Aquestes solucions permeten als particulars compartir documents, imatges i vídeos de grans dimensions entre amics i familiars

• Tenir els documents a tots els dispositius: Ofereixen als usuaris poder disposar dels arxius a tots els dispositius, perquè es pot tenir una aplicació descarregada amb tots els documents a l’ordinador, la tauleta, etc.

• Treballar conjuntament: Tots els usuaris tenen els mateixos permisos, és a dir tots poden descarregar els arxius, modificar-los, eliminar-los i tornar-los a pujar. Per això afirmem que permeten treballar conjuntament amb un mateix document

• Re-compartir arxius: Aquestes aplicacions són ideals per particulars perquè els usuaris poden compartir arxius, que els ha enviat un altre usuari prèviament, a altres persones

Avantatges de les aplicacions per empreses

Actualment comencen a sorgir algunes aplicacions dirigides a cobrir les necessitats empresarials a l’hora de distribuir documents entre els treballadors de l’empresa. No obstant, la majoria permeten a tots els treballadors compartir arxius lliurement i no s’acaben de centrar en la seguretat i protecció dels continguts empresarials.

Per evitar i corregir aquestes complicacions i deficiències d’altres eines s’ha creat urCollection, l’app per comercials, l’única aplicació pensada exclusivament per controlar la distribució de documents dels negocis. Permet compartir arxius, però des d’un punt de vista professional i destinat sobretot a empreses amb força comercial. S’exposen a continuació els avantatges que ofereix aquest gestor documental als negocis:

• Control dels documents: El principal avantatge que aporta urCollection sobre un altre tipus de gestor documental és que preveu que els treballadors editin els arxius, evitant problemes com la pèrdua -total o parcial- de contingut o la destrucció d’arxius, fets de màxima importància al camp de la gestió documental als negocis comercials.

• Protecció dels arxius: urCollection és jeràrquic, només els administradors estan autoritzats a editar els fitxers externament i distribuir-los amb la força comercial protegint els continguts

• Limitació dels permisos: Aquesta aplicació ofereix l’oportunitat als administradors de controlar en tot moment qui accedeix als documents, com compartir arxius i les accions que poden fer els treballadors amb aquests. Es limiten els permisos i les accions que cada usuari està autoritzat a fer amb els fitxers evitant que arribin documents confidencials a la competència

• Increment de la productivitat: Els treballadors estan actualitzats en tot moment i els continguts també són renovats a temps real. A més, aquest gestor documental té funcionalitats que agiliten la localització dels documents per facilitar la feina a la força de vendes durant les visites comercials

• Es guanya en ordre: A nivell organitzatiu, es poden tenir carpetes i subcarpetes que agrupen tots els documents d’una mateixa temàtica o departament

• Més comunicació: L’emmagatzematge online augmenta l’eficàcia en la comunicació entre els diferents membres i departaments de l’empresa

• Empresa més ecològica: Per descomptat, es guanya en compromís ecològic, ja que la comunicació es fa online i s’eviten documents en paper -amb les seves actualitzacions automàtiques i la despesa que impliquen- i transports innecessaris en cas d’enviaments a clients

En definitiva, tal i com està el món empresarial avui dia, les comunicacions informàtiques i Internet estan a l’ordre del dia i són imprescindibles per a tots els negocis. Per aquest motiu, és millor confiar en un software per empreses especialitzat en la matèria perquè ofereix tranquil·litat i un control absolut sobre els arxius comercials i institucionals.