Un cop tinguis tots els arxius ben classificats dins el portal d’administració i els teus comercials disposin d’un compte d’usuari, ja estàs preparat per començar a utilitzar urCollection.

Què necessites per utilitzar el gestor documental?

Perquè els teus comercials puguin veure els documents a les pantalles dels seus dispositius mòbils primer han de:

1. Descarregar-se l’aplicació urCollection a les seves tauletes des de l’AppStore, Android o Windows

2. Introduir el nom d’usuari i la contrasenya per iniciar sessió: Aquesta informació s’ha enviat al seu correu electrònic personal

*Si ets un usuari amb rols d’administrador, també pots utilitzar l’aplicació al teu dispositiu mòbil seguint aquests mateixos passos.

Com descarregar els arxius al dispositiu?

La descàrrega d’arxius compartits dins la tauleta es fa de forma automàtica quan l’usuari accedeix per primera vegada al nostre software comercial. Tot i així, és possible que aquesta primera vegada els arxius triguin una mica a descarregar-se en funció de la velocitat de connexió de la qual es disposi. Pots actualitzar sempre que vulguis la descàrrega d’arxius des del menú amb el botó de Sincronitzar. D’aquesta manera, t’assegures que tots els documents que s’estan visualitzant estiguin actualitzats.

Opcions avançades de urCollection

urCollection ofereix diverses funcions avançades per agilitzar el procés de cerca de documents dins l’aplicació. Les dues primeres es troben dins el Menú a l’apartat de Configuració:

1. Visualització dels arxius compartits

La visualització és la manera en què es mostren els documents dins la pantalla de les tauletes. Des del portal d’administració pots triar com veuran els teus comercials els arxius compartits dins de urCollection; tot i que també tens l’opció de deixar que escolleixin ells com prefereixen veure els arxius. Els dos tipus de vista de documents que existeixen són:

• Visió Prestatges: Els documents d’aquest programa de gestió documental es mostren com si es tractés d’una llibreria. Cada prestatge correspon a cada una de les categories que has configurat des del portal d’administració. Aquesta visió és útil per a les empreses que treballen amb pocs documents i que volen mostrar-los al client de forma elegant

• Visió Llista: Aquí les categories i els documents es mostren en format llista. Aquesta visualització és útil per a les empreses que treballen amb molts documents, ja que agilitza la cerca

2. Nom dels documents

A la Visió Prestatges existeix l’opció de mostrar o no els noms dels documents. Pots definir aquesta opció des del portal web d’administració. També tens la possibilitat de deixar escollir els comercials si volen veure el nom per identificar millor l’arxiu, o si prefereixen no veure-ho perquè amb la portada ja el reconeixen.

3. Cerca d’un document

Si no trobes un document, també el pots buscar escrivint el seu nom -o el nom de la seva carpeta- al cercador situat a dalt a la dreta de l’aplicació.

Com saber quins permisos i documents relacionats té un document?

Depenent de la visualització de documents escollida, els permisos i els documents relacionats es veuran a un lloc o a un altre:

• Si tens seleccionada la Visió Prestatges: Pressiona lleugerament amb el dit sobre l’arxiu que vols, s’obrirà una pantalla amb els Permisos i els Documents Relacionats que té aquell document

• Si tens seleccionada la Visió Llista: Fixa’t en les icones que hi ha a la dreta de cada document per veure els permisos que té aquell document. A més, també trobaràs un altre icona amb forma de fitxes apilades que mostra els Documents Relacionats

Documents nous a urCollection

Si com a administrador, modifiques o afegeixes un document, els comercials només hauran de sincronitzar els seus dispositius per rebre les actualitzacions. Quan ho facin, els apareixerà una icona groga a la part superior esquerra dels arxius avisant-los que n’hi ha de nous. Per accedir més ràpidament als nous documents, selecciona l’opció Nous Documents del menú esquerre. Un cop consultat un document nou, aquest deixarà de ser-ho i la icona groga desapareixerà.

Categories / Carpetes del menú

Per agilitzar la cerca de documents, o per si només es vol mostrar una sola carpeta de documents a un client, es poden filtrar les Categories seleccionant-les d’una en una dins el Menú principal esquerre.

Tancar la sessió / Logout

Hi ha treballadors que utilitzen la tauleta tant a l’ambient laboral com al personal; o el que també s’entén com BYOD (Bring your own device). Per assegurar la protecció dels documents de l’empresa, cada usuari pot tancar la sessió des del seu dispositiu i així evitar que la informació quedi visible per a tot aquell que pugui accedir a la tauleta. D’aquesta manera t’assegures que si un comercial no ha protegit el seu dispositiu i l’ha perdut, ningú tindrà accés a la documentació de l’empresa perquè aquest treballador haurà tancat la sessió de urCollection protegint el contingut.