Una visita comercial és molt més que presentar el nostre producte o servei. És cuidar el discurs de venda, dominar els temps de presentació, saber entaular una relació de confiança amb el nostre client potencial o disposar de l’última versió dels documents comercials que utilitzarem. I és que són aquests detalls, per insignificants que semblin a priori, els que faran que tanquem o no una venda amb èxit.

Quan parlem de compartir documents comercials ens referim a aquells arxius que els venedors utilitzen durant les seves visites comercials per reforçar el discurs de venda que tenen preparat. Aquests documents s’utilitzen per reforçar els arguments de venda i per quan es vol consultar o mostrar una informació concreta al client que reforci els arguments. Així que és de vital importància, pel futur de les presentacions, que aprenguem a transportar i a compartir documents comercials de la manera més eficient possible.

Canvis a l’hora de compartir documents

La professió de comercial és una de les més antigues i el fet de portar documents durant les visites comercials tampoc és una novetat. Per transportar aquests documents les empreses han anat evolucionant al llarg dels anys per millorar i potenciar dia a dia l’experiència de compra dels clients, passant del paper a suports comercials més actuals com catàlegs digitals a mòbils i tauletes.

Un dels grans avantatges per les empreses comercials a l’hora d’utilitzar aquestes noves tecnologies és compartir arxius modificats a última hora de forma instantània. Això és útil per quan, per exemple, ens adonem que hi ha errors a la baixa als preus dels productes d’un catàleg quan el comercial ja s’està dirigint a la reunió de venda. Amb els suports antics, el comercial no hagués pogut fer res i hagués quedat malament davant del client al haver de justificar el perquè de l’augment dels preus. Amb documents impresos el cost de modificació és molt elevat, havent de tirar tots els catàlegs erronis i havent-los d’imprimir de nou.

Per sort, els temps han canviat i les empreses ara disposen de recursos tecnològics avançats per compartir arxius de forma àgil dins d’ordinadors, mòbils i tauletes, podent modificar els continguts des del departament comercial i tornant-los a enviar al venedor abans de la visita comercial reduint despeses i millorant la imatge de marca davant del client. Existeixen diferents sistemes de compartició amb els seus pros i contres, veiem en detall cada un d’ells.

Sistemes per compartir arxius amb els comercials

• Email: Les últimes modificacions es poden enviar per correu electrònic. No obstant, aquest no protegeix els documents perquè es dupliquen els arxius. A més, tampoc es té un control exhaustiu de quins continguts mostra el comercial al possible client

• WhatsApp: Hi ha empreses que també utilitzen aquesta aplicació popular per distribuir arxius entre comercials. Malgrat la seva aparent utilitat, aquesta app pateix els mateixos problemes que els del correu electrònic: duplicació dels documents o, el que és el mateix, descontrol i fuga d’informació

• Apps de gestió documental: Pels motius comentats en els dos punts anteriors, les empreses estan adoptant cada vegada més aplicacions de gestió documental per controlar els seus continguts. Dropbox, SugarSync o GoogleDrive són aplicacions que permeten compartir arxius. Malgrat això, aquestes aplicacions no prevenen del descontrol de la informació perquè tots els usuaris tenen accés als mateixos documents i poden editar-los, modificar-los i fins i tot eliminar-los o que es produeixin fugues d’informació

• urCollection: Per cobrir els problemes del punt anterior va sorgir aquesta app per comercials de gestió documental, l’última tendència per a les empreses comercials perquè permet compartir els arxius protegint els seus continguts al mateix temps