Tenir els arxius del nostre ordinador ben ordenats és bàsic per trobar-los ràpidament quan els necessitem. Per aconseguir-ho, els classifiquem en carpetes i subcarpetes, assignant un nom representatiu que ens recordi què hem guardat dins.

De la mateixa manera que ho fem amb el nostre ordinador personal, a urCollection els documents també s’organitzen en carpetes i subcarpetes per classificar els arxius correctament i localitzar-los amb més facilitat.

Aquestes carpetes o categories són col·leccions de documents perquè cada una defineix i agrupa un conjunt d’arxius que tenen alguna relació entre ells. Les carpetes que es creen a l’inici del portal de urCollection seran després els prestatges que es veuran dins les tauletes dels comercials; les subcarpetes, en canvi, aniran organitzades com a subcategories, en forma de carpeta, per organitzar els arxius. A continuació s’exposa tot el que pots fer amb les categories de urCollection:

Compartir arxius amb les categories de urCollection

Com crear una categoria?

Abans de pujar els teus primers documents a la nostra app per comercials, primer hauràs de crear una primera categoria. Per crear-la, segueix els següents passos:

1. Accedeix al portal d’Administració

2. Entra a la pestanya Categories del menú superior

3. Fes clic al botó Afegir Categoria, ubicat a la part dreta de la pantalla

4. Escriu el nom que descriu aquesta nova categoria i accepta

Si ho has fet bé, veuràs com apareix una nova carpeta amb el nom que li has assignat.

Com ordeno les categories?

Si tens diferents categories i vols ordenar-les només has d’arrossegar amb el punter del teu ratolí una carpeta davant o darrere l’altra. Però si el que vols és posar una categoria dins d’una altra, arrossega-la sobre la carpeta on la vols destinar i deixa-la anar.

Canviar de carpeta les categories

Si t’has equivocat a l’hora de moure una categoria o la vols posar dins d’una altra carpeta de destí que no estàs veient, pots canviar-la mitjançant el botó dret amb l’opció Moure. Veuràs com apareix l’opció per seleccionar la carpeta destí on la vols moure.

Canviar el nom d’una categoria

Canviar el nom d’una categoria és tan fàcil com desplaçar el punter del teu ratolí sobre la carpeta i fer clic sobre el botó dret Canviar Nom. A continuació, escriu el nou nom que li vols assignar a la carpeta i accepta.

Com eliminar una categoria?

Per eliminar una categoria de la nostra app selecciona, amb el botó dret sobre aquesta, l’opció Eliminar. Recorda que un cop hagis eliminat una carpeta ja no la podràs recuperar, ni tampoc els arxius o subcarpetes que hi tenies dins.

Com crear més d’una categoria?

Amb urCollection tens l’opció de crear tantes categories com vulguis. A més, el gestor documental et permet crear tantes subcategories a tants nivells com desitgis.