Abans de pujar els primers documents a urCollection, et recomanem que tinguis una bona classificació de tots ells. Una bona organització dels arxius es fa sempre ordenant-los en carpetes i subcarpetes des del teu propi ordinador.

urCollection, l’app per comercials, és tan útil que pots col·locar els documents exactament tal i com els tens a l’ordinador però dins de l’aplicació.

“Els documents que pugis al portal d’administració web seran els que després els comercials veuran dins dels seus dispositius”

Si és la primera vegada que accedeixes al portal web urCollection, abans de pujar un document al nostre gestor documental hauràs de crear, com a mínim, una Carpeta/Categoria on hi aniran els arxius emmagatzemats.

Si vols saber com crear una Categoria pots llegir-ho a: Millora l’organització dels teus documents: les categories de urCollection.

Un cop creada la carpeta a Categories, fes clic sobre el botó Afegir Documents. Els següents punts expliquen tot el que has de saber per pujar documents amb urCollection:

A) Mentre pugem els documents

1. Paràmetres per defecte del gestor documental

Pots establir paràmetres per defecte per a tots els arxius que es pujaran de cop.

1.1 Establir Permisos

Amb els permisos pots triar quines accions faran els usuaris amb tots els documents que pugis en aquest moment. Aquests són tots els tipus de permisos de urCollection:

• Imprimir: El comercial pot sincronitzar el dispositiu mòbil amb una impressora i imprimir l’arxiu

• Enviar: El comercial pot enviar el document per correu electrònic a altres persones

• Obrir Externament: El comercial pot obrir el fitxer des d’altres aplicacions externes. Aquest tipus de permís és molt útil si la teva empresa té documents de formats especials que només s’obren amb aplicacions especials

1.2 Assignar grups d’usuaris

Dins dels paràmetres per defecte, també pots decidir quin Grup o Grups d’usuaris veuran els documents dins la seva tauleta.

Si no tens cap grup d’usuaris creat, et recomanem que consultis primer aquest article: Com crear un Grup d’Usuaris?

2. Pujar arxius des d’un ordinador

Un cop definits els paràmetres per defecte, puja els arxius seleccionant del teu ordinador els que t’interessen i arrossegant-los fins al portal web. També ho pots fer de la manera convencional, fent clic sobre l’espai de càrrega de documents i seleccionant els arxius que vols.

3. Editar les propietats dels documents

Un cop tinguis els documents pujats a la plataforma, es poden editar els Permisos i els Grups d’usuaris als que pertany cada arxiu de forma individual.

4. Canviar la portada d’un document

Si prefereixes seleccionar una altra imatge que sigui més representativa del contingut que la portada que es carrega per defecte, pots fer-ho fent clic a la imatge que apareix a l’esquerra i triar la que més t’agradi.

5. Assignar documents relacionats

En aquest punt també pots triar els documents relacionats que tindrà cada arxiu en qüestió. Com el seu nom indica, els documents relacionats són aquells arxius que tenen una relació amb un altre arxiu. És a dir, aquells que complementen la informació d’un fitxer i els que volem tenir a disposició de forma ràpida, d’un a l’altre.

“Els documents relacionats agilitzen l’accés a un altre arxiu complementari sense necessitat de buscar-lo”

Per exemple, si el fitxer principal és la imatge d’un producte, els seus documents relacionats serien les diferents tarifes d’aquest producte, el seu vídeo de presentació, les diferents imatges del producte però en altres colors, etc.

6. Com saber que s’han pujat els arxius correctament

Els arxius es pugen en el moment que són arrossegats o seleccionats, sempre que no es produeixi cap error de càrrega.

En cas que hagis pujat per error un arxiu que no t’interessa, tens la possibilitat d’esborrar-lo mitjançant la creueta vermella. També pots pujar més documents; si és que t’has oblidat de pujar-ne algun.

El procés de pujada de documents finalitza en el moment en què premis el botó OK de l’esquerra. Llavors es recarregarà la pàgina de la categoria automàticament i veuràs aparèixer tots els nous documents.

B) Un cop els documents ja estan pujats

1. Canviar el nom d’un fitxer

Si vols canviar el nom d’un document d’una manera ràpida i senzilla, només has de fer clic sobre l’arxiu en qüestió amb el botó dret del ratolí i triar la primera opció Canviar el nom.

2. Modificar la posició d’un document

Canviar la posició d’un document dins de la mateixa Categoria/Carpeta és tan fàcil com arrossegar-lo fins al lloc on el vulguis. Aquest sistema agilitza el procés d’ordenació i incentiva la classificació correcta dels arxius.

3. Traslladar un document a una altra carpeta

Si el que vols és moure un document a una altra carpeta tens dues possibilitats:

• Si la carpeta està dins de la mateixa categoria en què tens el document: Si et trobes amb aquesta situació pots arrossegar l’arxiu a la carpeta destí i llavors deixar-lo anar. Immediatament es col·locarà dins

• Si la carpeta no està dins de la categoria on tens el document: Si per contra la carpeta on vols destinar l’arxiu no està visible, pots moure el document mitjançant el botó dret i l’opció Moure, llavors s’obrirà una nova pantalla on podrem seleccionar la carpeta de destí

4. Com eliminar un document

Si tens un document pujat ja a la plataforma que vols eliminar, fes clic al botó dret i selecciona l’opció Eliminar.

5. Editar les propietats dels arxius

Es pot fer des de la pestanya Documents del menú superior del portal web d’administració, on estan tots els arxius que s’han pujat en una llista. Si el que es vol és canviar d’un document:

• La portada
• El nom
• Els permisos
• La categoria o carpeta a la que pertany
• Els seus Grups d’usuaris
• Els documents relacionats que té

Des d’aquesta pantalla es poden modificar directament només fent clic sobre l’apartat que es vol editar.

Si el que es vol és eliminar diferents documents al mateix temps es pot fer mitjançant la selecció d’aquests i procedint a eliminar-los mitjançant l’apartat Acció de dalt a l’esquerra de la pantalla.