Un software de gestió documental és una eina molt útil per distribuir i compartir els arxius empresarials i documents que necessiten tenir a mà els integrants del nostre equip.
Aquest tipus d’eines permet conservar, tractar, compartir, publicar i gestionar grans quantitats de documents. Per tant un software de gestió documental és un programa informàtic que permet controlar, organitzar i accedir als documents que es generen en una empresa.
Els requeriments de cada empresa pel que fa a la utilitat i funcions d’aquest tipus de software poden ser molt dispars. Normalment disposen de rastrejadors o cercadors, i han de proporcionar mitjans d’emmagatzematge amb capacitat per a recuperació d’arxius.
De vegades les empreses necessiten un sistema de seguretat extra per als seus arxius i desitgen que els usuaris que tenen accés no puguin editar el contingut indexat en el software.
Software de Gestió Documental segons el tipus d’empresa
Hi ha múltiples programes de gestió documental que presenten característiques molt particulars en funció de la necessitat. Per exemple poden atendre a aspectes com la mida d’emmagatzematge, l’accessibilitat, seguretat o sistema operatiu.
La majoria d’aquest tipus d’eines tenen una doble intenció. Donar accés als arxius emmagatzemats i poder emmagatzemar nous.
Sobretot són útils quan hi ha la necessitat de col·laboració entre diferents usuaris de l’eina.
Però, quan la necessitat és únicament de compartir documentació amb l’equip comercial, sense que aquests puguin modificar, editar o fins i tot esborrar arxius, hem de buscar una eina com urCollection.
El Software de Gestión Documental más seguro para comerciales
Pensant en els equips de comercials que exerceixen el seu treball en mobilitat i necessiten tenir accés ràpid, actualitzat i segur a la documentació empresarial, es va crear urCollection.
urCollection permet a les empreses compartir des de l’aplicació web els arxius de forma remota als comercials que utilitzen l’app. Així, en qualsevol moment que un document pateixi una modificació l’equip tindrà accés a l’última versió.
A més, això es produeix de manera totalment segura. El perfil administrador que gestiona els documents serà l’únic amb accés a modificar els arxius que s’introdueixen. Per això és que els arxius no poden patir modificacions no desitjades ni ser eliminats per error.
En realitzar aquesta acció de forma centralitzada des de la web, els empleats que hi accedeixen des de l’app podran visualitzar el document, enviar-lo per qualsevol mitjà com arxiu adjunt, imprimir-lo o compartir-lo en un link públic.
Beneficis de tenir un Software de Gestió Documental
Una eina com urCollection està dissenyada per optimitzar les activitats de l’equip comercial. Per això urCollection és una app per a comercials que neix amb l’objectiu de millorar la forma de gestionar els documents en mobilitat amb una seguretat total.
Poder compartir qualsevol arxiu i accedir des de la app, aportarà a l’equip comercial un avantatge competitiu. L’equip sap que els documents sempre estan actualitzats i poden conèixer les últimes novetats i preus dels productes de l’empresa.
Així, és molt més senzill presentar el producte durant el procés de comercial. I, per tant, milloraran les tècniques de venda dels comercials, aportant-los seguretat i coneixement.
Tot i estar fora de l’empresa, fins i tot sense connexió a internet, podrem visualitzar els documents que hàgim sincronitzat prèviament a l’app.
Els catàlegs es mostren d’una manera senzilla. Trobar el document que ens interessa resulta molt senzill.
Així mateix, amb la nova funció de compartir un arxiu a través d’un link públic, podrem donar accés a un client a aquest link sense necessitat d’enviar pesats documents per correu electrònic. Resulta molt útil en el cas dels vídeos o arxius molt pesats.
Valor afegit de urCollection
Però a més de tots els beneficis de tenir un software de gestió documental segur per treballar en mobilitat, urCollection compta amb la informació estadística. Això és un benefici que permet a les empreses conèixer l’ús que es fa de l’eina:
- Quins documents es visualitzen més
- Quins documents no s’utilitzen
- Els comercials que fan servir més l’eina
- Quantes vegades es comparteix cada arxiu
- La localització en el mapa de l’obertura de documents
- …
Tota aquesta informació estadística permet a les empreses treure conclusions per aplicar accions de millora en els seus documents i optimitzar-los perquè resultin més atractius i útils.
El teu software de Gestió Documental pot fer tot això per tu?
Deixa un comentari