Antes de subir los primeros documentos en urCollection, te recomendamos que tengas una buena clasificación de todos ellos. Una buena organización de los archivos se hace siempre ordenándolos en carpetas y subcarpetas desde tu propio ordenador.

urCollection, la app para comerciales, es tan útil que puedes colocar los documentos exactamente igual cómo los tienes en el ordenador pero dentro de la aplicación.

“Los documentos que subas en el portal de administración web serán los que luego verán los comerciales dentro de sus dispositivos”

Si es la primera vez que accedes al portal web urCollection, antes de subir un documento a nuestro gestor documental deberás crear, como mínimo, una Carpeta/Categoría donde irán los archivos almacenados.

Si quieres saber cómo crear una Categoría puedes leerlo en: Mejora la organización de tus documentos: las categorías de urCollection.

Una vez creada la carpeta en Categorías, haz clic sobre el botón Añadir Documentos. Los siguientes puntos comprenden todo lo que debes saber para subir documentos con urCollection:

A) Mientras subimos los documentos

1. Parámetros por defecto del gestor documental

Puedes establecer parámetros por defecto para todos los archivos que se van a subir de golpe.

1.1 Establecer Permisos

Con los permisos puedes elegir qué acciones harán los usuarios con todos los documentos que subas en ese momento. Estos son todos los tipos de permisos de urCollection:

• Imprimir: El comercial puede sincronizar el dispositivo móvil con una impresora e imprimir el archivo

• Enviar: El comercial puede enviar el documento por correo electrónico a otras personas

• Abrir Externamente: El comercial puede abrir el archivo desde otras aplicaciones externas. Este tipo de permiso es muy útil si tu empresa tiene documentos de formatos especiales que sólo se abren con aplicaciones especiales

1.2 Asignar grupos de usuarios

Dentro de los parámetros por defecto, también puedes decidir qué Grupo o Grupos de usuarios verán aquellos documentos dentro de la tableta.

Si no tienes ningún Grupo de usuarios creado, te recomendamos que consultes primero este artículo: ¿Cómo crear un Grupo de Usuarios?

2. Subir archivos desde un ordenador

Una vez definidos los parámetros por defecto, sube los archivos seleccionando de tu ordenador los que te interesan y arrastrándolos hasta el portal web. También lo puedes hacer de manera convencional, haciendo clic sobre el espacio de carga de documentos y seleccionando los archivos que quieres.

3. Editar las propiedades de los documentos

Una vez tengas los documentos subidos en la plataforma, se pueden editar los Permisos y los Grupos de usuarios a los que pertenece cada archivo de forma individual.

4. Cambiar la portada de un documento

Si prefieres seleccionar otra imagen que sea más representativa del contenido que la portada que se carga por defecto, puedes hacerlo haciendo clic en la imagen que aparece a la izquierda y elegir la que más te guste.

5. Asignar documentos relacionados

En este punto también puedes elegir los documentos relacionados que tendrá cada archivo en cuestión. Como su nombre indica, los documentos relacionados son aquellos archivos que tienen una relación con otro archivo. Es decir, aquellos que complementan la información de un fichero y los que queremos tener a disposición de forma rápida, de uno a otro.

“Los documentos relacionados agilizan el acceso a otro archivo complementario sin necesidad de buscarlo”

Por ejemplo, si el archivo principal es la imagen de un producto, sus documentos relacionados serían las diferentes tarifas de ese producto, su vídeo de presentación, las diferentes imágenes del producto pero en otros colores, etc.

6. Cómo saber que se han subido los archivos correctamente

Los archivos se suben en el momento que son arrastrados o seleccionados, siempre y cuando no se produzca ningún error de carga.

En caso de que hayas subido por error un archivo que no te interesa, tienes la posibilidad de borrarlo mediante la crucecita roja. También puedes subir más documentos; si es que te has olvidado de subir alguno.

El proceso de carga de documentos finaliza en el momento en que pulses el botón OK de la izquierda. Entonces se recargará la página de la categoría y verás aparecer todos los nuevos documentos.

B) Una vez los documentos ya están subidos

1. Cambiar el nombre de un archivo

Si quieres cambiar el nombre de un documento de una manera rápida y sencilla, sólo tienes que hacer clic sobre el archivo en cuestión con el botón derecho del ratón y elegir la primera opción Cambiar el nombre.

2. Modificar la posición de un documento

Cambiar la posición de un documento dentro de la misma Categoría/Carpeta es tan fácil como arrastrarlo hasta el lugar donde lo quieras. Este sistema agiliza el proceso de ordenación e incentiva la clasificación correcta de los archivos.

3. Trasladar un documento a otra carpeta

Si lo que quieres es mover un documento a otra carpeta tienes dos posibilidades:

• Si la carpeta está dentro de la misma categoría en la que tienes el documento: Si te encuentras en esta situación puedes arrastrar el archivo en la carpeta destino y entonces soltarlo. Inmediatamente se colocará dentro

• Si la carpeta no está dentro de la categoría donde tienes el documento: Si por lo contrario la carpeta donde quieres destinar el archivo no es visible, puedes mover el documento mediante el botón derecho y la opción Mover, entonces se abrirá una nueva pantalla dónde podremos seleccionar la carpeta destino

4. Como eliminar un documento

Si hay un documento subido ya en la plataforma que quieres eliminar, haz clic en el botón derecho y selecciona la opción Eliminar.

5. Editar las propiedades de los archivos

Se puede hacer desde la pestaña Documentos del menú superior del portal web de administración, donde están todos los archivos que se han cargado a la aplicación en una lista. Si lo que se quiere es cambiar de un documento:

• La portada
• El nombre
• Los permisos
• La categoría o carpeta en la que pertenece
• Sus Grupos de usuarios
• Los documentos relacionados que tiene

Desde esta pantalla se pueden modificar directamente sólo haciendo clic sobre el apartado que se quiere editar.

Si lo que se quiere es eliminar diferentes documentos al mismo tiempo se puede hacer mediante la selección de estos y procediendo a eliminarlos mediante el apartado Acción de arriba a la izquierda de la pantalla.