Una visita comercial es mucho más que presentar nuestro producto o servicio. Es cuidar el discurso de venta, dominar los tiempos de presentación, saber entablar una relación de confianza con nuestro cliente potencial o disponer de la última versión de los documentos comerciales que vamos a utilizar. Y es que son estos detalles, por nimios que a priori parezcan, los que van a hacer que cerremos o no una venta con éxito.

Cuando hablamos de compartir documentos comerciales nos referimos a aquellos archivos que los vendedores utilizan durante sus visitas comerciales para reforzar el discurso de venta que tienen preparado. Estos documentos se utilizan para reforzar los argumentos de venta y para cuando se desea consultar o mostrar una información concreta al cliente que refuerce los argumentos. Así que es de vital importancia para el devenir de las presentaciones que aprendamos a transportar y compartir documentos comerciales de la forma más eficiente posible.

Cambios a la hora de compartir documentos

La profesión de comercial es una de las más antiguas y el hecho de llevar documentos durante las visitas comerciales tampoco es una novedad. Para transportar estos documentos las empresas han ido evolucionando a lo largo de los años para mejorar y potenciar día a día la experiencia de compra de los clientes, pasando del papel a soportes comerciales más actuales como catálogos digitales en móviles y tabletas.

Una de las grandes ventajas para las empresas comerciales a la hora de utilizar estas nuevas tecnologías es compartir archivos modificados a última hora de forma instantánea. Esto es útil para cuando, por ejemplo, nos percatamos de que existen errores a la baja en los precios de los productos de un catálogo cuando el comercial ya se está dirigiendo a la reunión de venta. Con los soportes antiguos, el comercial no hubiera podido hacer nada y hubiera quedado mal frente al cliente al tener que justificar el porqué del aumento de los precios. Con documentos impresos el coste de modificación es muy elevado, teniendo que tirar todos los catálogos erróneos e teniendo que imprimir de nuevo.

Por fortuna, los tiempos han cambiado y las empresas disponen ahora de recursos tecnológicos avanzados para compartir archivos de forma más ágil dentro de ordenadores, móviles y tabletas, pudiendo modificar los contenidos desde el departamento comercial y volviéndolos a enviar al vendedor antes de la visita comercial reduciendo costes y mejorando la imagen de marca frente al cliente. Existen diferentes sistemas de compartición con sus pros y sus contras, veamos en detalle cada uno de ellos.

Sistemas para compartir archivos con los comerciales

• Email: Las últimas modificaciones se pueden enviar por correo electrónico. Sin embargo, esto no protege los documentos porque se duplican los archivos. Tampoco se tiene un control exhaustivo de qué contenidos mostrará el comercial finalmente al posible cliente

• WhatsApp: Hay empresas que también utilizan esta popular aplicación para distribuir archivos entre comerciales. A pesar de su aparente utilidad, esta app adolece de los mismos problemas que el correo electrónico: duplicación de los documentos o, lo que es lo mismo, descontrol y fuga de la información

• Apps de gestión de documentos comerciales: Por los motivos comentados en los dos puntos anteriores, las empresas están adoptando cada vez más aplicaciones de gestión documental para controlar sus contenidos. Dropbox o GoogleDrive son aplicaciones que permiten compartir archivos. Sin embargo, estas apps no previenen del descontrol de la información porque todos los usuarios tienen acceso a los mismos documentos y pueden editarlos y modificarlos hasta eliminarlos o que se produzca fuga de información

• urCollection: Para cubrir los problemas del punto anterior surgió esta app para comerciales de gestión de documentos, la última tendencia para las empresas comerciales porque permite compartir los archivos pero protegiendo sus contenidos al mismo tiempo