Las aplicaciones para profesionales han revolucionado la manera de compartir archivos en las empresas. Un simple clic es suficiente para hacer llegar la última versión de un documento determinado a todos y cada uno de nuestros trabajadores. Pero, ¿es seguro el gestor documental que estás utilizando? Y es que la seguridad es lo que marca la diferencia entre los software comerciales dirigidos a profesionales y los que se dirigen a particulares para uso doméstico.

Cuando uno piensa en una aplicación móvil lo primero que viene a la cabeza son herramientas tipo Dropbox o Google Drive; muy extendidas y fáciles de utilizar. Sin embargo, estas plataformas no dejan controlar lo que los usuarios pueden hacer con los contenidos compartidos; lo que puede acarrear graves problemas para la empresa si los archivos son destruidos, modificados o extraviados de forma errónea. Son, en definitiva, herramientas perfectas para uso doméstico pero menos aptas para empresas.

En este artículo nos centraremos en las diferencias más destacadas entre las aplicaciones para empresas profesionales con fuerza comercial y las dirigidas al usuario particular:

Ventajas de las aplicaciones para particulares

Existen muchas apps para compartir archivos entre particulares. Las siguientes son las ventajas más destacadas de utilizar estas herramientas de almacenamiento online a nivel doméstico:

• Compartir documentos: Estas soluciones permiten a los particulares compartir documentos, imágenes y vídeos de gran tamaño entre amigos y familiares

• Tener los documentos en todos los dispositivos: Ofrecen a los usuarios poder disponer de los archivos en todos los dispositivos porque se puede tener una aplicación descargada con todos los documentos en el ordenador, la tableta, etc

• Trabajar conjuntamente: Todos los usuarios tienen los mismos permisos, es decir todos pueden descargar los archivos, modificarlos, eliminarlos y volverlos a subir. Por eso afirmamos que permiten trabajar conjuntamente en un mismo documento

• Re-compartir archivos: Estas aplicaciones son ideales para particulares porque los usuarios pueden compartir archivos, que les ha enviado otro usuario previamente, a otras personas

Ventajas de las aplicaciones para empresas

Actualmente empiezan a surgir algunas aplicaciones dirigidas a cubrir las necesidades empresariales a la hora de distribuir documentos entre los trabajadores de la empresa. Sin embargo, la mayoría permiten a todos los trabajadores compartir archivos libremente y no se acaban de centrar en la seguridad y protección de los contenidos empresariales.

Para evitar y subsanar esas complicaciones y deficiencias de otras herramientas se ha creado urCollection, la app para comerciales, la única aplicación pensada exclusivamente para controlar la distribución de documentos de los negocios. Permite compartir archivos, pero desde un punto de vista profesional y destinado sobre todo a empresas con fuerza comercial. Se exponen a continuación las ventajas que ofrece este gestor documental a los negocios:

• Control de los documentos: La principal ventaja que aporta urCollection sobre otro tipo de gestor documental es que previene que los trabajadores editen los archivos, evitando problemas como el extravío -total o parcial- de contenido o la destrucción de archivos, asuntos de máxima importancia en el campo de la gestión documental en los negocios comerciales

• Protección de los archivos: urCollection es jerárquico, sólo los administradores están autorizados a editar los ficheros externamente y distribuirlos con la fuerza comercial protegiendo los contenidos

• Limitación de los permisos: Esta aplicación ofrece la oportunidad a los administradores de controlar en todo momento quién accede a los documentos, cómo compartir archivos y las acciones que pueden hacer los trabajadores con estos. Se limitan los permisos y las acciones que cada usuario está autorizado a hacer con los ficheros evitando que lleguen documentos confidenciales a la competencia

• Incremento de la productividad: Los trabajadores están actualizados en todo momento y los contenidos también son renovados a tiempo real. Además, este gestor documental tiene funcionalidades que agilizan la localización de los documentos para facilitar el trabajo a la fuerza de ventas durante las visitas comerciales

• Se gana en orden: A nivel organizativo, se pueden tener carpetas y subcarpetas que agrupan todos los documentos de una misma temática o departamento

• Más comunicación: El almacenamiento online aumenta la eficacia en la comunicación entre los diferentes miembros y departamentos de la empresa

• Empresa más ecológica: Por supuesto, se gana en compromiso ecológico, ya que la comunicación se hace online y se evitan documentos en papel -con sus actualizaciones consiguientes y el gasto que implican- y transportes innecesarios en caso de envíos a clientes

En definitiva, tal y como está el mundo empresarial hoy en día, las comunicaciones informáticas e Internet están a la orden del día y son imprescindibles para todos los negocios. Por este motivo, es mejor confiar en el uso de un software para empresas especializado en la materia porque ofrece tranquilidad y un control absoluto sobre los archivos comerciales e institucionales.