Colonial es una compañía patrimonialista con sede en Barcelona, inaugurada hace ya más de 70 años. Colonial cuenta con una cartera de activos de más de un millón de metros cuadrados de oficinas de alquiler repartidos entre edificios de Barcelona, Madrid y París.
Una de las ramas a las que se dedica Colonial es alquilar y mantener edificios para grandes compañías y grandes corporaciones desde hace ya muchos años.
Para la inmobiliaria Colonial uno de los activos más importantes es la documentación de los edificios que llevan los gerentes. En busca de la protección y actualización de estos documentos Colonial contactó con el equipo urCollection.
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Colonial
Caso Colonial
Como todas las empresas inmobiliarias y patrimonialistas, Colonial gestiona una gran cantidad de documentación, mayoritariamente confidencial. Con urCollection protegen y distribuyen mejor sus contenidos.
Reto
Colonial necesitaba gestionar y distribuir la documentación de sus edificios de forma rápida, ordenada y con la máxima protección. Contactó con urCollection porqué conocía muy bien la empresa desarrolladora y estaban muy satisfechos con los servicios recibidos previamente.
En ese momento Colonial no utilizaba ningún soporte tecnológico para gestionar y distribuir dichos documentos. Por este motivo, buscaba una solución tecnológica que le permitiera:
1. Evitar la dispersión de la información: más control en la distribución de documentos administrativos.
2. Evitar que haya diferentes versiones de un mismo documento. Dificultad para saber cuál era la última actualización.
3. Proteger los documentos, especialmente los confidenciales. Los contenidos podían compartirse e imprimirse.
Solución
Después de analizar los requerimientos de Colonial, les recomendamos utilizar urCollection, así sus gerentes podrían gestionar y distribuir de forma segura y fácil la documentación de sus edificios.
1. urCollection es una solución que permite tener toda la documentación centralizada. Almacenar todos los documentos de forma ordenada en el panel de control y asegurar que los gerentes puedan acceder a ellos desde sus dispositivos móviles a través de esta app.
2. Tener el control absoluto de los documentos desde el panel de control, al que sólo tienen acceso los administradores. Gestionar los contenidos: añadiendo, eliminando y modificando los documentos. Todas las acciones que se hagan en el panel de control se aplicarán de forma automática en las apps de los dispositivos móviles. De este modo los gerentes tendrán siempre las últimas versiones actualizadas de los documentos.
3. Con urCollection se pueden adjudicar permisos a los documentos para protegerlos de su posible difusión. Los administradores, desde el panel de control, podrán decidir qué se puede hacer con esos documentos y restringir su compartición e impresión.
La implantación fue muy rápida y sencilla. Los gerentes se descargaron la aplicación urCollection desde el AppStore, Market Play y Windows Store en sus dispositivos móviles. Los administradores de Colonial les facilitó a cada uno un usuario y una contraseña, que previamente había configurado desde el panel de control, y automáticamente dispusieron de todos los documentos en su dispositivo.
urCollection evita la dispersión de la información, agiliza la distribución controlada de la documentación, potencia las últimas actualizaciones y protege los documentos de su posible difusión. Por este motivo, muchas empresas inmobiliarias ya han decidido utilizar urCollection para controlar sus documentos administrativos.
Resultado
Desde el primer día Colonial pudo comprobar las ventajas que le ofrecía urCollection. Ahora, hace casi más de medio año, ha destacado estos resultados:
- Existe un control exhaustivo y centralizado de toda la documentación sobre los edificios
- Hay una buena distribución de los documentos a los gerentes, de forma controlada y segura
- Sólo los administradores pueden añadir, eliminar o modificar los documentos
- Los documentos están actualizados y los gerentes tienen siempre las últimas versiones
- Los contenidos se encuentran protegidos con la máxima seguridad
- Restringir las acciones que pueden hacer los gerentes con los documentos, especialmente compartir e imprimir previniendo la difusión de la información
- Los documentos nunca serán distribuidos fuera del sistema
- Las estadísticas muestran que los gerentes utilizan la documentación más de lo que se imaginaba
- Con las estadísticas de uso se puede ver qué documentos se utilizan más, que corresponden a los más importantes para los gerentes