Las empresas comerciales gestionan hoy en día una gran cantidad de catálogos y documentos comerciales. Esto tiene un razón de ser: estas deben anticiparse a las necesidades de sus clientes, ya que cualquier imprevisto en una visita de ventas debe estar cubierta al momento. Es por ese motivo que los comerciales se apoyan cada vez más en documentos visuales, lo que explica el surgimiento de los sistemas de gestión documental para conseguir tener los catálogos comerciales actualizados.

Hay que tener presente, sin embargo, que los catálogos comerciales cambian a menudo porque los productos cambian constantemente y siempre se debe facilitar la información más novedosa al cliente. Es necesario disponer de un gestor documental que nos permita un control preciso a la hora de compartir archivos con el objetivo de tener nuestros trabajadores siempre actualizados.

Actualizar documentos en la app de gestión documental

Lo que hoy es un documento actualizado en dos días puede dejar de serlo. ¿Por qué debemos tener los catálogos y documentos al día?

• Cambio de características: Puede que los productos cambien en cuanto a información o imagen y este cambio debe adaptarse a todos los recursos de la empresa

• Cambio de precios y ofertas: Es muy común que se produzcan cambios de precios en los productos o en ofertas especiales de temporada

• Modernización: Los archivos pueden cambiar si se empiezan a introducir recursos más visuales durante una visita de ventas, como por ejemplo utilizar un video o una presentación PowerPoint

Todos estos cambios, que el departamento comercial y el de marketing realizan de forma diaria, deben ser traspasados a los comerciales de forma ordenada, instantánea y eficaz para que se actualicen correctamente. De ahí la necesidad de contar con un buen gestor documental.

Problemas comunes a la hora de compartir documentos

A pesar de que los directores comerciales y directores de marketing son los encargados de transmitir los cambios de los archivos a los vendedores, a menudo se producen situaciones como las siguientes:

• Desactualización: Hay agentes comerciales que no actualizan los contenidos de su gestor documental y utilizan versiones antiguas de archivos para sus visitas

• Duplicados: Los comerciales guardan todas las versiones de los documentos sin saber cual es el más actual

• Descoordinación: Hay directores comerciales y directores de marketing que no controlan que sus trabajadores actualicen la última versión de los archivos

• Caos: Se produce dispersión de la información entre los trabajadores: modificación, destrucción y pérdida de documentos

Para solucionar estos problemas las empresas han empezado a utilizar aplicaciones de gestión documental, que facilitan el trabajo de compartir documentos y permiten tener los catálogos comerciales actualizados. Sin embargo, los gestores documentales más conocidos no cubren todos los pains de las empresas.

urCollection, la aplicación de gestión documental para comerciales

urCollection es un gestor documental pensado únicamente para equipos comerciales que permite controlar la distribución de catálogos y documentos de una empresa. Gracias a sus numerosas funcionalidades, sólo los administradores (directores generales, directores comerciales y directores de marketing) tienen los permisos para modificar y distribuir los documentos, protegiendo de esta manera el activo más valioso de las empresas: su documentación.