Una vez tengas todos los archivos bien clasificados dentro del portal de administración y tus comerciales dispongan de una cuenta de usuario, ya estás preparado para empezar a utilizar urCollection.

¿Qué necesitas para utilizar el gestor documental?

Para que tus comerciales vean los documentos en las pantallas de sus dispositivos móviles primero deben:

1. Descargarse la aplicación urCollection en sus tabletas desde el AppStore, Android o Windows

2. Introducir su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión. Esta información le ha llegado en su correo electrónico personal

*Si eres un usuario con roles de administrador, también puedes utilizar la aplicación en tu dispositivo móvil siguiendo estos mismos pasos.

¿Cómo descargar los archivos en los dispositivos?

La descarga de los archivos compartidos dentro de la tableta se hace de forma automática cuando el usuario accede por primera vez a nuestro software comercial. Aún así, es posible que esta primera vez los archivos tarden un poco en descargarse en función de la velocidad de conexión de la que se disponga. Puedes actualizar siempre que quieras la descarga de archivos desde el menú con el botón Sincronizar. De este modo, te aseguras que todos los documentos que se están visualizando estén actualizados.

Opciones avanzadas de urCollection

urCollection ofrece varias funciones avanzadas para agilizar el proceso de búsqueda de los documentos dentro de la aplicación. Las dos primeras se encuentran dentro del Menú en el apartado de Configuración:

1. Visualización de los archivos compartidos

La visualización es la manera en que se muestran los documentos dentro la pantalla de las tabletas. Desde el portal de administración puedes elegir como verán tus comerciales los archivos compartidos dentro de urCollection; aunque también tienes la opción de dejar escoger a ellos como prefieran ver los archivos. Los dos tipos de vista de documentos que existen son:

  • Visión Estantes: Los documentos de este programa de gestión documental se muestran como si de una librería se tratara. Cada estante corresponde a cada una de las categorías que has configurado desde el portal de administración. Esta visión es útil para las empresas que trabajan con pocos documentos y que quieren mostrarlos al cliente de forma elegante

  • Visión Lista: Aquí las categorías y los documentos se muestran en formato de lista. Esta visualización es útil para las empresas que trabajan con muchos documentos, ya que agiliza la búsqueda

2. Nombre de los documentos

En la Visión Estantes existe la opción de mostrar o no los nombres de los documentos. Puedes definir esta opción desde el portal web de administración. También tienes la posibilidad de dejar elegir a los comerciales si quieren ver el nombre para identificar mejor el archivo, o si prefieren no verlo porque con la portada ya lo reconocen.

3. Búsqueda de un documento

Si no encuentras un documento, también lo puedes buscar escribiendo su nombre -o el nombre de su carpeta- al buscador ubicado arriba a la derecha de la aplicación.

¿Cómo saber qué permisos y documentos relacionados tiene un documento?

Dependiendo de la visualización de documentos escogidos, los permisos y los documentos relacionados se verán en un sitio o en otro:

  • Si tienes seleccionada la Visión Estantes: Presiona ligeramente con tu dedo sobre el archivo que quieres, se abrirá una pantalla con los Permisos y los Documentos Relacionados que tiene este documento

  • Si tienes seleccionada la Visión Lista: Fíjate en los iconos que hay a la derecha de cada documento para ver los permisos que tiene este documento. Además, también encontrarás otro icono con forma de fichas apiladas que muestra los Documentos Relacionados

Documentos nuevos en urCollection

Si como administrador, modificas o añades un documento, los comerciales sólo deberán sincronizar sus dispositivos para recibir las actualizaciones. Cuando lo hagan, les aparecerá un icono amarillo en la parte superior izquierda avisándoles que hay nuevos archivos disponibles en el gestor documental. Para acceder más rápidamente a los nuevos documentos, selecciona la opción Nuevos Documentos del menú izquierdo. Una vez consultado un documento nuevo, éste dejará de serlo y el icono amarillo desaparecerá.

Categorías / Carpetas del menú

Para agilizar la búsqueda de documentos, o por si solo se quiere mostrar una sola carpeta de documentos a un cliente, se pueden filtrar las Categorías seleccionándolas una a una dentro del Menú principal izquierdo.

Cerrar sesión / Logout

Hay trabajadores que utilizan la tableta tanto en ambiente laboral como personal; o lo que también se entiende como BYOD (Bring your own device). Para asegurar la protección de los documentos de la empresa, cada usuario puede cerrar la sesión desde su dispositivo y así evitar que la información quede visible para todo aquél que pueda acceder a la tableta. De esta manera te aseguras que si un comercial no ha protegido su dispositivo y lo ha perdido, nadie que lo encuentre tendrá acceso a la documentación de la empresa porque este trabajador habrá cerrado la sesión de urCollection protegiendo el contenido.