Configurar los parámetros generales urCollection es necesario para sacar el máximo provecho de esta app comercial. Si aún no has creado tu cuenta de administración en nuestro software comercial, paso imprescindible para acceder a la configuración del portal, te recomendamos que primero empieces por aquí: Primeros pasos con urCollection.
Si ya has creado tu cuenta y tienes también descargado el gestor documental a los dispositivos de tus comerciales, ya estás preparado para configurar los parámetros generales de la aplicación. Estos se configuran desde el portal de administración web y los cambios los verás después aplicados dentro de todas y cada una de las tabletas de tus comerciales.
¿Cómo crear una categoría?
Las categorías son aquellas carpetas que agrupan documentos con alguna propiedad o alguna finalidad similar. Estas facilitan la organización y la búsqueda de archivos. Antes de subir tus primeros documentos primero deberás crear una nueva categoría. Para crear una categoría, sigue los siguientes pasos:
1. Accede al portal de Administración con tu nombre de usuario y contraseña
2. Entra en la pestaña Categorías del menú superior
3. Haz clic en el botón Añadir Categoría ubicado en la parte derecha de la pantalla
4. Escribe el nombre que describirá esta nueva categoría y acepta
Si lo has hecho bien, verás como aparece una nueva carpeta con el nombre asignado. Hecho esto, ya podrás subir todos los documentos que necesites dentro.
Para conocer más sobre las Categorías de nuestro software comercial consulta este artículo: Mejora la organización de tus documentos: las categorías de urCollection.
¿Cómo subir documentos a urCollection?
Una vez creada la primera categoría, ya puedes empezar a subir tus primeros documentos en el gestor documental. Es tan fácil como hacer lo siguiente:
1. Entra dentro de la carpeta que has creado en Categorías
2. Una vez dentro, haz clic sobre el botón Añadir Documentos de la parte derecha de la pantalla
3. Arrastra los documentos desde el Finder o Desktop de tu ordenador hasta el portal web
4. Define qué acciones podrán hacer tus comerciales con los archivos y acepta
Si has seguido todas los pasos correctamente, verás como los documentos que has subido aparecen en la pantalla.
Para conocer más sobre cómo subir y editar las propiedades de los documentos con nuestra app para empresas comerciales consulta el siguiente artículo: Subir los primeros documentos con urCollection.
¿Cómo crear un nuevo usuario?
Con nuestra aplicación de gestión documental puedes crear dos tipos de usuarios diferentes:
a) Usuarios sin roles de administración: Son los comerciales que emplearán urCollection desde su dispositivo y que utilizarán los documentos de la aplicación como soporte visual durante su discurso de venta.
b) Administradores: Corresponden a la figura de Directores Comerciales, CEO o Directores de Marketing. Además de tener las características de un usuario también tienen acceso al portal web y tienen el privilegio de poder configurar todos los parámetros.
Para crear un nuevo usuario sigue los siguientes pasos:
1. Accede a la pestaña Usuarios del menú superior del portal
2. Haz clic en el botón Añadir Usuario de la parte derecha de la pantalla
3. Configura las características del nuevo usuario y acepta
Si ves el nuevo usuario en tu pantalla, es que éste se ha creado correctamente. Ten presente que las propiedades de los usuarios se pueden modificar siempre que quieras en esta misma pantalla.
Para saber cómo puedes configurar las propiedades de los usuarios para compartir archivos consulta este artículo: Todo lo que necesitas saber sobre los usuarios.
¿Cómo crear un grupo de usuarios?
Los grupos de usuarios son aquellos usuarios agrupados con una propiedad común que tienen acceso a los mismos documentos y permisos. Para crear un grupo de usuarios:
1. Accede a la pestaña Grupos del Menú ubicada en la parte superior de la pantalla
2. Haz clic en el botón Añadir Grupo
3. Escribe el nombre del Grupo
4. Selecciona los Usuarios y los Documentos que quieres que formen parte del Grupo y acepta
Si has seguido bien estos pasos, verás como aparece el nuevo Grupo de usuarios en la pantalla.
Para saber cómo editar grupos de usuarios a nuestro sistema de gestión documental, consulta este artículo: Todo lo que necesitas saber sobre los usuarios y los grupos de usuarios.
¿Qué apartados tiene la configuración general?
Desde la Configuración General se definen las características tanto de la aplicación como del portal de administración web. A continuación te contamos todo lo que puedes hacer aquí:
Decidir si los nuevos documentos se descargarán al sincronizar o cuando el comercial lo solicite desde el dispositivo móvil
Configurar cada cuantas horas tendrán que volver a iniciar sesión los comerciales. Esto es muy útil en el caso de que un comercial pierda su dispositivo, ya que si no se dispone de usuario y contraseña no se podrá acceder a la documentación de la empresa
Definir qué tipo de visualización de los documentos verán los trabajadores a sus dispositivos. Hay dos tipos de visualizaciones: documentos en lista o archivos en estanterías
Elegir si quieres que se muestre el nombre de los documentos o no. También es una opción que puedes dejar en manos de tus trabajadores
Subir el logo de la empresa para que se muestre en la aplicación
Elegir el color representativo de la empresa para que la App urCollection tenga la identidad visual de tu compañía
Otras configuraciones internas del software comercial:
Cambiar la información de facturación de la empresa
Ver el historial de las facturas de los planes de pago y descargarlas en pdf
Gestionar la suscripción. Es decir, ver qué suscripción o plan de pago tienes, qué día caduca, renovarlo, contratar un plan superior o contratar más usuarios para que utilicen la App
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