Los parámetros de configuración de la App para Comerciales se definen en el panel de control urCollection, un portal de control web privado. Los únicos que pueden definir y modificar estos parámetros son los administradores de la empresa.

¿Qué son las categorías?

Las categorías son aquellas carpetas que agrupan documentos con propiedades similares y permiten a los comerciales agilizar la búsqueda de archivos. Cuando utilices por primera vez nuestro gestor de documentos, una de las primeras tareas que tendrás que hacer será crear tu primera categoría. Con estos dos ejemplos entenderás más bien qué es una categoría:

a) Colección 1, línea de producto A: Documentos: Fotos, catálogos, precios y tarifas, descuentos, vídeo de presentación, etc.

b) Colección 2, línea de producto B: Documentos: Catálogo, presentación Powerpoint, folleto informativo, etc.

Dentro de una misma categoría encontramos todos los archivos que decidimos que pertenezcan a la misma. Pero también podemos añadir una nueva subcategoría con otros archivos dentro: de hecho, urCollection permite crear tantas categorías y subcategorías como se crea conveniente. Todas las categorías, subcategorías y archivos es lo que los comerciales encontrarán dentro de su tableta. Por eso se dice que es la app especializada para comerciales.

Si quieres saber cómo puedes crear una categoría descúbrelo en: Mejora la organización de tus documentos: las categorías de urCollection.

¿Qué son los documentos?

Los documentos son aquellos archivos utilizados por los comerciales como soporte visual durante sus visitas. Su razón de ser es reforzar el discurso y aumentar de este modo las posibilidades de cerrar una venta. Y es que qué mejor que una imagen, un vídeo o una presentación para reforzar las palabras de un discurso comercial.

Los Directores Comerciales o los CEOs también utilizan urCollection, el software para comerciales, para compartir con sus comerciales otros documentos de interés que puedan necesitar en la previsita, durante la negociación o en la postventa.

En el artículo Subir los primeros documentos con urCollection te explicamos cómo cargar documentos en la aplicación.

¿Qué es un usuario?

Los usuarios son todos los trabajadores que utilizan esta app de gestión de documentos comerciales. La persona responsable del portal de administración deberá configurar todos los usuarios, ya que sólo se pueden añadir desde éste. Los usuarios de urCollection se diferenciarán según el rol que desarrollen con la aplicación:

• Usuarios: Los usuarios son todos los trabajadores que tienen la aplicación descargada en el dispositivo móvil y pueden utilizar los documentos comerciales que hay dentro

• Administradores: Los administradores son aquellos trabajadores que tienen la opción de utilizar la App pero que también tienen el permiso para configurar el servidor web

¿Qué son los grupos de usuarios?

Los grupos de usuarios, como su nombre indica, sirven para agrupar usuarios con características comunes para agilizar la distribución de documentos. La principal finalidad de los grupos de usuarios es compartir los mismos archivos a los trabajadores que pertenecen a un grupo. Los grupos se pueden configurar por región, sector, departamento o como se prefiera. Un ejemplo de grupos por región sería el siguiente:

a) Grupo 1, Comerciales España: Tienen acceso a los siguientes documentos: ‘Catálogo’ y ‘Presupuesto en Castellano’.

b) Grupo 2, Comerciales Portugal: Tienen acceso a los siguientes documentos: ‘Catálogo’ y ‘Presupuesto en Portugués’.

Y un ejemplo de grupos por departamento sería el siguiente:

a) Grupo 3, Departamento de Marketing: Tienen acceso a los siguientes documentos: ‘Vídeos’, ‘Gráficos’ y ‘Presentaciones’.

b) Grupo 4, Departamento Comercial: Tienen acceso a los siguientes documentos: ‘Catálogo’, ‘Presentación y Tarifas’.

Hay que tener presente que un mismo usuario puede pertenecer a diferentes grupos. Así pues los ejemplos anteriores un usuario puede pertenecer al Grupo 1 (Comerciales España) y el Grupo 4 (Departamento Comercial).

¿Qué son los permisos?

Cada vez que cargamos un documento tendremos que definir cuáles son las acciones que un usuario puede hacer con ese archivo. Con urCollection podrás asignar los siguientes permisos:

• Abrir: El archivo se muestra en el dispositivo de los usuarios

• Enviar por email: El documento se puede enviar por correo electrónico a clientes o compañeros

• Imprimir: Se puede configurar la tableta con una impresora e imprimir el archivo que tenga este permiso

• Abrir con una aplicación externa: El documento se puede ver desde otra aplicación que esté en el dispositivo y que nos permita abrirlo

Los permisos sirven para proteger los documentos de un mal uso de sus contenidos por parte de los comerciales.

¿Qué indican las estadísticas?

Las estadísticas aportan información de uso imprescindible para las empresas. Unas estadísticas que, entre otros aspectos, permiten a las empresas conocer:

• Cuáles son los documentos más utilizados por los usuarios, y cuáles lo son menos

• Qué usuarios son más activos con la app y cuáles menos

• Qué permisos realizan los usuarios con los archivos

Esta información es muy útil para los cargos de responsabilidad de la empresa (como Directores Comerciales y el mismo CEO), ya que les permite ver qué documentos se deben modificar, eliminar o mejorar en función del uso que hacen los usuarios. Además, también existe la opción de geolocalizar toda la información enviada por el gestor de documentos: ya sea de uso de los documentos, de los usuarios, etc.

¿Qué parámetros puedo configurar?

Hay ciertos parámetros de uso de nuestro software comercial que pueden ser configurados desde el portal de administración. Estos incluyen:

• App: Configurar las propiedades generales que afectan a toda la aplicación: como el color, el logotipo de la empresa, definir cuando se descargan los documentos, temas de visualización, etc

• Suscripción: Ver las características del Plan que tienes contratado

• Información de Pago: La información de la empresa

• Facturas: Ver el historial de tus facturas