Tener los archivos de nuestro ordenador bien ordenados es básico para encontrarlos rápidamente cuando los necesitamos. Para conseguirlo, los clasificamos en carpetas y subcarpetas, asignando un nombre representativo que nos recuerde qué hemos guardado allí.

De la misma manera que lo hacemos con nuestro ordenador personal, en urCollection los documentos también se organizan en carpetas y subcarpetas para clasificar los archivos correctamente y localizarlos con mayor facilidad.

Estas carpetas o categorías son colecciones de documentos porque cada una define y agrupa un conjunto de archivos que tienen alguna relación entre ellos. Las carpetas que se crean al inicio del portal de urCollection serán luego los estantes que se verán dentro de las tabletas de los comerciales; las otras, en cambio, irán organizadas como subcategorías, en forma de carpeta, para organizar los archivos. A continuación se expone todo lo que puedes hacer con las categorías de urCollection:

Compartir archivos con las categorías de urCollection

¿Cómo crear una categoría?

Antes de subir tus primeros documentos en nuestra app para comerciales primero deberás crear una primera categoría. Para crearla, sigue los siguientes pasos:

1. Accede al portal de Administración

2. Entra en la pestaña Categorías del menú superior

3. Haz clic en el botón Añadir Categoría, ubicado en la parte derecha de la pantalla

4. Escribe el nombre que describirá esta nueva categoría y acepta

Si lo has hecho bien, verás como aparece una nueva carpeta con el nombre asignado.

¿Cómo ordeno las categorías?

Si tienes diferentes categorías y quieres ordenarlas sólo tienes que arrastrar con el puntero de tu ratón una carpeta delante o detrás de otra. Sin embargo, si quieres poner una categoría dentro de otra, arrástrala sobre la carpeta donde la quieres destinar y suéltala.

Cambiar de carpeta las categorías

Si te has equivocado a la hora de mover una categoría o la quieres poner en otra carpeta de destino que no estás viendo, puedes cambiarla mediante el botón derecho con la opción Mover. Verás como aparece la opción de seleccionar la carpeta destino donde la quieres mover.

Cambiar el nombre a una categoría

Cambiar el nombre a una categoría es tan fácil como desplazar el puntero de tu ratón sobre la carpeta y hacer clic sobre el botón derecho Cambiar Nombre. A continuación, escribe el nuevo nombre que le quieres asignar a la carpeta y acepta.

¿Cómo eliminar una categoría?

Para eliminar una categoría en nuestra app selecciona, con el botón derecho sobre la misma, la opción Eliminar. Recuerda que una vez hayas eliminado una carpeta ya no la podrás recuperar, ni tampoco los archivos o subcarpetas que tenías dentro.

¿Cómo crear más de una categoría?

Con urCollection tienes la opción de crear tantas categorías como quieras. Además, el gestor documental te permite crear tantas subcategorías en tantos niveles como desees.