Que la documentación se ha convertido en un activo empresarial de primer orden es algo que las empresas cada vez tienen más presente. Sobretodo en el caso de aquella información catalogada como confidencial; aquella cuya revelación, alteración, pérdida, destrucción o fuga puede producir daños importantes a la organización propietaria de la misma. Proteger los documentos es, más que nunca, una necesidad para sobrevivir en un entorno altamente competitivo.

Gracias a las nuevas tecnologías cada vez es más fácil compartir archivos; sobre todo en formato electrónico, en dónde disponemos de más canales por los que gestionar y transferir la información (email, USB, aplicaciones, cloud, redes sociales, dispositivos móviles, etc.). Todo ello ha significado cuantiosas ventajas para los empresarios pero, al mismo tiempo, también ha provocado una dispersión de la información. El nacimiento de aplicaciones de gestión documental es una respuesta a este problema. Pero ni todas las aplicaciones son iguales ni todas protegen los archivos de la misma manera. Si eres de los que piensa que cualquier app es suficiente, deberías echarle un vistazo a las siguientes 5 razones por las cuales deberías proteger tus documentos con una aplicación experta.

1. Se consultan documentos confidenciales

Las empresas utilizan cada vez más aplicaciones de gestión documental para compartir documentos entre trabajadores. Y la verdad es que ello supone numerosas ventajas para trabajar de manera conjunta pero también desventajas a la hora de proteger los contenidos. Todo el mundo puede acceder y modificar todos los documentos compartidos sin restricción o seguridad alguna. Así pues, lo más importante es guardar la información que consideramos privada y mantenerla en el anonimato. Nadie tiene porque conocer los ingresos o gastos de la empresa, fotos, escrituras, datos bancarios, contraseñas, listas de precios, etc.

2. Se modifican, duplican, pierden o eliminan archivos

Con los software de gestión documental se producen situaciones de riesgo porque, al tener todos los trabajadores los mismos permisos, se puede acceder a cualquier documento confidencial. Es, entonces, cuando se producen situaciones nocivas para las empresas porque todos los trabajadores tienen libre acceso para modificar, duplicar, perder o eliminar archivos.

Las soluciones comunes de gestión documental son adecuadas para compartir archivos con amigos y familia o en el caso que un equipo pequeño de personas necesite trabajar sobre un mismo documento, pero son muy perjudiciales para las grandes empresas con muchos archivos confidenciales, privados o sensibles.

3. Llegan documentos a la competencia

Perder información o dejarla expuesta a diferentes riesgos y amenazas es más sencillo de lo que parece. ¿Quién, por ejemplo, no ha enviado algún correo electrónico a un destinatario equivocado?

Con las nuevas aplicaciones empresariales es muy sencillo enviar y compartir archivos entre personas; tanto si son de tu círculo como si no lo son; tanto si tienen la aplicación instalada como si no la tienen. La rapidez con la que se comparten documentos provoca ocasiones de transmisión de información confidencial a usuarios inapropiados, a veces sin el consentimiento del propietario de la misma o incumpliendo alguna ley, ya que esta información podría caer en manos de nuestra competencia o en posibles delincuentes online.

4. Fuga de información o robos

Cada vez son más habituales las noticias relacionadas con las fugas de información intencionadas, casos de espionaje industrial o filtraciones de información. Es el riesgo de tener empresas permanentemente conectadas a Internet, que provoca que queden  más expuestas a la vista de intrusos o robos de documentos. ¿Qué quiere decir esto? Pues que es imposible garantizar la confidencialidad de los documentos sin una buena protección de los mismos.

5. Ataques de virus o malwares

Son cada vez más recurrentes los ataques de virus o malware que atacan las empresas en busca de información confidencial. Un claro ejemplo fue la “Operación Aurora”, una operación destapada en enero de 2015 en la que se atacó a varias multinacionales de gran tamaño. Lo que se hizo fue seleccionar estratégicamente miembros de cada compañía e infectar sus ordenadores con un virus con el que controlaban remotamente los sistemas informáticos infectados. Empresas como Google o Adobe se vieron afectadas por este malware.

Con la evolución de la tecnología, proteger los documentos se ha vuelto uno de los puntos más importantes para las empresas ya que permite evitar pérdidas financieras y económicas. Por este motivo, los mismos programas de edición ofrecen la oportunidad de poder poner una contraseña para blindar cada uno de los archivos.

Además, gracias a las nuevas tecnologías, se han creado soluciones de gestión de documentos que ofrecen a los negocios poder compartir archivos pero de forma controlada y segura. Como por ejemplo urCollection, la app para comerciales, la única aplicación que permite distribuir documentos con los comerciales de la empresa protegiendo los archivos de los puntos anteriores.

La diferencia entre urCollection con las otras aplicaciones de gestión documental se rige porque los administradores -Directores Generales, Directores Comerciales y Directores de Marketing- son los únicos que pueden editar los documentos y que pueden distribuirlos a los otros comerciales. Además de ser los únicos que pueden decidir qué acciones pueden hacer los trabajadores con los archivos. Con urCollection las empresas controlan y gestionan los documentos protegiendo sus contenidos confidenciales de las cinco razones anteriores.