Un software de gestión documental es una herramienta muy útil para distribuir y compartir los archivos empresariales y documentos que necesitan tener a mano los integrantes de nuestro equipo.

Este tipo de herramientas permite conservar, tratar, compartir, publicar y gestionar grandes cantidades de documentos. Por tanto un software de gestión documental es un programa informático que permite controlar, organizar y acceder a los documentos que se generan en una empresa.

Los requerimientos de cada empresa con respecto a la utilidad y funciones de este tipo de software pueden ser muy dispares. Normalmente disponen de rastreadores o buscadores, y deben proporcionar medios de almacenamiento con capacidad para recuperación de archivos.

En ocasiones las empresas necesitan un sistema de seguridad extra para sus archivos y desean que los usuarios que tienen acceso no puedan editar el contenido indexado en el software.

Software de Gestión Documental según el tipo de empresa

Existen múltiples programas de gestión documental que presentan características muy particulares en función de la necesidad. Por ejemplo pueden atender a aspectos como el tamaño de almacenaje, la accesibilidad, seguridad o sistema operativo.

La mayoría de este tipo de herramientas poseen una doble intención. Dar acceso a los archivos almacenados y poder almacenar nuevos.

Sobretodo son útiles cuando existe la necesidad de colaboración entre diferentes usuarios de la herramienta.

Pero, cuando la necesidad es únicamente de compartir documentación con el equipo comercial, sin que estos puedan modificar, editar o incluso borrar archivos, debemos buscar una herramienta como urCollection.

El Software de Gestión Documental más seguro para comerciales

Pensando en los equipos de comerciales que desempeñan su trabajo en movilidad y necesitan tener acceso rápido, actualizado y seguro a la documentación empresarial, se creó urCollection.

urCollection permite a las empresas compartir desde la aplicación web los archivos de forma remota a los comerciales que utilizan la app. Así, en cualquier momento que un documento sufra una modificación el equipo tendrá acceso a la última versión.

Además, esto se produce de manera totalmente segura. El perfil administrador que gestiona los documentos será el único con acceso a modificar los archivos que se introducen. Además que los archivos no podrán sufrir modificaciones no deseadas ni ser eliminados por error.

Al realizar esta acción de forma centralizada desde la web, los empleados que acceden a ella desde la app podrán visualizar el documento, enviarlo por cualquier medio como archivo adjunto, imprimirlo o compartirlo en un link público.

Beneficios de tener un Software de gestión Documental

Una herramienta como urCollection está diseñada para optimizar las actividades del equipo comercial. Por eso urCollection es una app para comerciales que nace con el objetivo de mejorar la forma de gestionar los documentos en movilidad con una seguridad total.

Poder compartir cualquier archivo y acceder desde la app, aportará al equipo comercial una ventaja competitiva. El equipo sabe que los documentos siempre están actualizados y pueden conocer las últimas novedades y precios de los productos de la empresa.

Así, es mucho más sencillo presentar el producto durante el proceso de comercial. Y, por tanto, mejorarán las técnicas de venta de los comerciales, aportándoles seguridad y conocimiento.

A pesar de estar fuera de la empresa, incluso sin acceso a internet, podremos visualizar los documentos que hayamos sincronizado previamente en la app.

Los catálogos se muestran de una manera sencilla. Encontrar el documento que nos interesa resulta muy sencillo.

Asimismo, con la nueva función de compartir un archivo a través de un link público, podremos dar acceso a un cliente a dicho link sin necesidad de enviar pesados documentos por correo electrónico. Resulta muy útil en el caso de los vídeos o archivos muy pesados.

Valor añadido de urCollection

Pero además de todos los beneficios de tener un software de gestión documental seguro para trabajar en movilidad, urCollection cuenta con la información estadística. Esto es un beneficio que permite a las empresas conocer el uso que se hace de la herramienta:

  • Qué documentos se visualizan más
  • Qué documentos no se utilizan
  • Los comerciales que usan más la herramienta
  • Cuantas veces se comparte cada archivo
  • La localización en el mapa de la apertura de documentos
  • …

Toda esta información estadística permite a las empresas sacar conclusiones para aplicar acciones de mejora en sus documentos y optimizarlos para que resulten más atractivos y útiles.

¿Tu software de Gestión Documental puede hacer todo eso por ti?

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